Politica de Confidențialitate

1. Cine suntem

NotarPro este o platformă SaaS destinată birourilor notariale din Republica Moldova, dezvoltată și administrată de SERVICII AMPLE SRL, IDNO 1016605002030, cu sediul în mun. Chișinău, Republica Moldova.

În raport cu datele colectate prin intermediul site-ului notarpro.md (inclusiv formularul de solicitare demo), SERVICII AMPLE SRL acționează în calitate de operator de date cu caracter personal (controller).

În raport cu datele personale ale clienților birourilor notariale introduse și prelucrate în platforma NotarPro, SERVICII AMPLE SRL acționează în calitate de persoană împuternicită (processor). Operatorul de date pentru aceste informații este biroul notarial care utilizează platforma. Relația dintre NotarPro și biroul notarial este reglementată printr-un Acord de prelucrare a datelor (DPA).

• Administrator și persoana de contact pentru protecția datelor: Denis Tabac
• Email de contact: [email protected]

2. Ce date colectăm

Categoriile de date cu caracter personal pe care le colectăm și prelucrăm depind de contextul interacțiunii dumneavoastră cu NotarPro.

3. Scopurile și temeiul juridic al prelucrării

Prelucrăm datele cu caracter personal în următoarele scopuri și pe baza următoarelor temeiuri juridice:

• Procesarea solicitărilor demo și comunicarea cu potențialii clienți — temei: consimțământul persoanei vizate și interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor
• Furnizarea serviciilor platformei NotarPro către birourile notariale — temei: executarea contractului de prestare servicii
• Prelucrarea datelor clienților birourilor notariale — temei: obligația legală a notarului (operator) și executarea contractului de prelucrare a datelor (DPA)
• Asigurarea securității platformei și prevenirea accesului neautorizat — temei: interesul legitim al Companiei și obligația legală
• Îndeplinirea obligațiilor legale, inclusiv conformitatea cu Legea nr. 133/2011 și Legea nr. 195/2024 — temei: obligația legală
• Îmbunătățirea serviciilor și asistența tehnică — temei: interesul legitim al Companiei

4. Partajarea datelor și subprocesori

Nu vindem, nu închiriem și nu transmitem date cu caracter personal către terți în scopuri de marketing. Datele pot fi partajate exclusiv în următoarele situații:

• Subprocesori tehnici necesari funcționării serviciului (vezi mai jos)
• Autorități publice, atunci când există obligația legală de a furniza datele
• Biroul notarial (operator), care are dreptul de acces la propriile date

5. Transferul internațional al datelor

Datele cu caracter personal sunt stocate pe servere administrate de Hetzner Online GmbH, situate în Germania, stat membru al Uniunii Europene. Germania oferă un nivel adecvat de protecție a datelor în conformitate cu legislația europeană (GDPR) și cu standardele recunoscute de Republica Moldova.

Nu transferăm date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE). În cazul în care un astfel de transfer ar deveni necesar în viitor, vom asigura mecanisme de protecție adecvate (clauze contractuale standard, decizii de adecvare) și vom actualiza prezenta politică.

6. Durata stocării datelor

Datele cu caracter personal sunt stocate pe durata strict necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate:

• Date din formularul de solicitare demo — pe durata comunicării comerciale, dar nu mai mult de 12 luni de la ultima interacțiune, cu excepția cazului în care se încheie un contract de servicii
• Date ale utilizatorilor platformei (notari) — pe toată durata contractului de servicii și 30 de zile după încetarea acestuia
• Date ale clienților birourilor notariale — conform politicii de retenție stabilite de biroul notarial (operator) și cerințelor legale aplicabile activității notariale
• Jurnale de audit (audit logs) — conform cerințelor Legii nr. 195/2024 și politicii de retenție configurate de biroul notarial

7. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protecția datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau divulgării:

• Criptare AES-256 pentru câmpurile cu date personale sensibile (IDNP, adrese, numere de telefon, date din acte de identitate)
• Controlul accesului bazat pe roluri (RBAC) cu principiul accesului minim necesar
• Jurnalizarea completă a operațiunilor (audit logs) pentru trasabilitate
• Comunicații criptate prin HTTPS/TLS pentru toate conexiunile
• Izolarea datelor la nivel de tenant — fiecare birou notarial accesează exclusiv propriile date
• Stocarea datelor pe servere securizate în centre de date certificate (Hetzner, Germania)
• Proceduri de gestionare a incidentelor de securitate conform Legii nr. 195/2024

8. Drepturile persoanelor vizate

În conformitate cu Legea nr. 133/2011, Legea nr. 195/2024 și GDPR (aplicabil datelor stocate în UE), aveți următoarele drepturi:

• Dreptul de acces — puteți solicita confirmarea prelucrării datelor dumneavoastră și o copie a acestora
• Dreptul la rectificare — puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete
• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat") — puteți solicita ștergerea datelor, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare
• Dreptul la portabilitatea datelor — puteți solicita primirea datelor într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat
• Dreptul la opoziție — puteți să vă opuneți prelucrării datelor bazate pe interesul legitim
• Dreptul la restricționarea prelucrării — puteți solicita limitarea prelucrării în anumite condiții
• Dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere — Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova (CNPDCP), www.datepersonale.md

9. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul notarpro.md și platforma NotarPro utilizează un număr minim de cookie-uri, strict necesare funcționării serviciului:

• Cookie de sesiune — necesar pentru menținerea sesiunii de autentificare în platformă (cookie esențial, nu necesită consimțământ)
• Cookie de preferință lingvistică — memorează limba selectată de utilizator (română sau rusă) pentru o experiență personalizată

10. Modificări ale politicii

Ne rezervăm dreptul de a actualiza prezenta Politică de Confidențialitate pentru a reflecta modificări ale practicilor noastre sau ale legislației aplicabile. Orice modificare substanțială va fi comunicată prin publicarea versiunii actualizate pe site-ul notarpro.md, cu indicarea datei ultimei actualizări.

Vă recomandăm să consultați periodic această pagină pentru a fi la curent cu modul în care protejăm datele dumneavoastră.

11. Contact

Pentru orice întrebări, solicitări sau nelămuriri privind prelucrarea datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați:

• SERVICII AMPLE SRL, IDNO 1016605002030
• Persoana de contact: Denis Tabac
• Email: [email protected]
• Adresă: mun. Chișinău, Republica Moldova

12. Legea aplicabilă

Prezenta Politică de Confidențialitate este guvernată de legislația Republicii Moldova, în special de Legea nr. 133/2011 privind protecția datelor cu caracter personal și Legea nr. 195/2024.

Întrucât datele cu caracter personal sunt stocate pe servere situate în Germania (stat membru UE), Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR — Regulamentul UE 2016/679) se aplică în mod complementar în ceea ce privește standardele tehnice și organizatorice de protecție a datelor.

Orice litigiu legat de prelucrarea datelor cu caracter personal va fi soluționat în conformitate cu legislația Republicii Moldova, cu competența instanțelor din municipiul Chișinău.