Acordul privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal
Ultima actualizare: 21 iulie 2026
Prezentul Acord privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal (denumit in continuare "Acordul" sau "DPA") se incheie intre biroul notarial (in calitate de Operator de date cu caracter personal) si SERVICII AMPLE SRL, IDNO 1016605002030, mun. Chisinau, Republica Moldova (in calitate de Persoana imputernicita / Procesator), care opereaza platforma NotarPro.
Acest Acord face parte integranta din Termenii si Conditiile de utilizare a platformei NotarPro si stabileste obligatiile partilor cu privire la protectia datelor cu caracter personal prelucrate prin intermediul platformei.
Acordul este elaborat in conformitate cu Legea nr. 133 din 8 iulie 2011 privind protectia datelor cu caracter personal, Legea nr. 195 din 21 noiembrie 2024 privind protectia datelor cu caracter personal (care transpune GDPR in legislatia Republicii Moldova) si Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), aplicabil in virtutea stocarii datelor pe teritoriul Uniunii Europene.
1. Obiectul si domeniul de aplicare
Prezentul Acord reglementeaza conditiile in care Procesatorul (SERVICII AMPLE SRL, prin platforma NotarPro) prelucreaza date cu caracter personal in numele Operatorului (biroul notarial), in cadrul furnizarii serviciilor platformei NotarPro.
Acordul se aplica tuturor operatiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de Procesator in legatura cu utilizarea platformei NotarPro de catre Operator, inclusiv colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea, modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, transmiterea, combinarea, restrictionarea, stergerea si distrugerea datelor.
Procesatorul va prelucra datele cu caracter personal exclusiv in scopul si in masura necesara pentru furnizarea serviciilor platformei NotarPro, conform instructiunilor documentate ale Operatorului.
2. Definitii
In sensul prezentului Acord, urmatorii termeni au semnificatia de mai jos:
- "Operator" (Controler) — biroul notarial care utilizeaza platforma NotarPro si care determina scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal ale clientilor sai.
- "Procesator" (Persoana imputernicita) — SERVICII AMPLE SRL, IDNO 1016605002030, care prelucreaza date cu caracter personal in numele Operatorului prin intermediul platformei NotarPro.
- "Subprocesator" — orice tert caruia Procesatorul ii incredinteaza partial prelucrarea datelor cu caracter personal in numele Operatorului.
- "Date cu caracter personal" — orice informatii referitoare la o persoana fizica identificata sau identificabila (persoana vizata).
- "Prelucrare" — orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automatizate sau neautomatizate.
- "Persoana vizata" — persoana fizica ale carei date cu caracter personal sunt prelucrate.
- "Incident de securitate" — orice incalcare a securitatii care duce la distrugerea, pierderea, modificarea accidentala sau ilegala, divulgarea neautorizata sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal.
- "CNPDCP" — Centrul National pentru Protectia Datelor cu Caracter Personal din Republica Moldova.
3. Categorii de date cu caracter personal prelucrate
In cadrul furnizarii serviciilor platformei NotarPro, Procesatorul prelucreaza urmatoarele categorii de date cu caracter personal, conform instructiunilor Operatorului:
- Date de identificare: numele si prenumele, data nasterii, locul nasterii.
- Numarul de identificare personal (IDNP).
- Date de contact: adresa de domiciliu sau resedinta, numarul de telefon, adresa de email.
- Date din actele de identitate: seria, numarul, data eliberarii si autoritatea emitenta a buletinului de identitate sau a pasaportului.
- Continutul documentelor notariale: datele introduse de Operator in sabloanele de documente generate prin platforma (procuri, contracte, declaratii, testamente si alte acte notariale).
3.1. Date cu caracter personal sensibile
Platforma NotarPro poate stoca date cu caracter personal sensibile doar in masura in care acestea fac parte din continutul documentelor notariale introduse de Operator. Procesatorul nu solicita si nu colecteaza in mod direct date sensibile. Responsabilitatea pentru legalitatea introducerii datelor sensibile in platforma revine exclusiv Operatorului.
4. Categorii de persoane vizate
Datele cu caracter personal prelucrate prin platforma NotarPro apartin urmatoarelor categorii de persoane vizate:
- Clientii biroului notarial — persoane fizice care solicita servicii notariale.
- Partile in actele notariale — persoane fizice care apar in calitate de parti in documentele notariale intocmite prin platforma.
- Reprezentantii legali si imputernicitii — persoane fizice care actioneaza in numele clientilor biroului notarial.
5. Scopul si durata prelucrarii
Procesatorul prelucreaza datele cu caracter personal exclusiv in urmatoarele scopuri, conform instructiunilor documentate ale Operatorului:
- Generarea documentelor notariale pe baza sabloanelor disponibile in platforma.
- Gestionarea bazei de clienti a biroului notarial (inregistrare, cautare, actualizare date).
- Arhivarea si stocarea documentelor notariale in format digital.
- Asigurarea functionalitatii tehnice a platformei (autentificare, audit, backup, restaurare).
5.1. Durata prelucrarii
Prelucrarea datelor cu caracter personal se efectueaza pe toata durata contractului de abonament al Operatorului la platforma NotarPro.
Dupa incetarea contractului de abonament, Procesatorul va pastra datele pentru o perioada de 30 (treizeci) de zile calendaristice, pe parcursul careia Operatorul poate solicita exportul integral al datelor sale. La expirarea acestei perioade, datele vor fi sterse definitiv, cu exceptia cazurilor in care legislatia aplicabila impune o perioada mai lunga de pastrare.
6. Obligatiile Procesatorului
SERVICII AMPLE SRL, in calitate de Procesator prin platforma NotarPro, se obliga:
- Sa prelucreze datele cu caracter personal numai pe baza instructiunilor documentate ale Operatorului, inclusiv in ceea ce priveste transferurile de date. Daca legislatia Republicii Moldova sau a Uniunii Europene impune Procesatorului sa prelucreze datele in alt mod, Procesatorul va informa Operatorul in prealabil, cu exceptia cazurilor in care legea interzice aceasta informare.
- Sa se asigure ca persoanele autorizate sa prelucreze datele cu caracter personal si-au asumat obligatia de confidentialitate sau sunt supuse unei obligatii legale adecvate de confidentialitate.
- Sa implementeze masurile tehnice si organizatorice de securitate adecvate, conform Sectiunii 10 a prezentului Acord.
- Sa respecte conditiile privind angajarea unui Subprocesator, conform Sectiunii 8 a prezentului Acord.
- Sa asiste Operatorul, tinand seama de natura prelucrarii, prin masuri tehnice si organizatorice adecvate, in vederea indeplinirii obligatiei Operatorului de a raspunde cererilor persoanelor vizate (dreptul de acces, rectificare, stergere, portabilitate, opozitie, restrictionare).
- Sa asiste Operatorul in asigurarea conformitatii cu obligatiile privind securitatea prelucrarii, notificarea incidentelor de securitate, evaluarea impactului asupra protectiei datelor (DPIA) si consultarea prealabila cu CNPDCP, tinand seama de natura prelucrarii si de informatiile disponibile Procesatorului.
- La alegerea Operatorului, sa stearga sau sa returneze toate datele cu caracter personal la incetarea contractului, conform Sectiunii 13 a prezentului Acord.
- Sa puna la dispozitia Operatorului toate informatiile necesare pentru demonstrarea conformitatii cu obligatiile prevazute in prezentul Acord si sa permita si sa contribuie la audituri si inspectii, conform Sectiunii 12.
- Sa informeze imediat Operatorul daca, in opinia Procesatorului, o instructiune a Operatorului incalca legislatia privind protectia datelor cu caracter personal.
- Sa nu utilizeze datele cu caracter personal ale Operatorului in alte scopuri decat cele prevazute in prezentul Acord (inclusiv, fara limitare, sa nu utilizeze datele pentru antrenarea modelelor de inteligenta artificiala, publicitate, profilare sau vanzare catre terti).
7. Obligatiile Operatorului
Biroul notarial, in calitate de Operator, se obliga:
- Sa se asigure ca prelucrarea datelor cu caracter personal prin platforma NotarPro are un temei legal valid (consimtamant, obligatie legala, interes legitim sau alt temei prevazut de lege).
- Sa furnizeze Procesatorului instructiuni documentate, legale si clare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal.
- Sa informeze persoanele vizate cu privire la prelucrarea datelor lor cu caracter personal, inclusiv cu privire la imputernicirea Procesatorului, conform legislatiei aplicabile.
- Sa raspunda cererilor persoanelor vizate (dreptul de acces, rectificare, stergere, portabilitate, opozitie), utilizand instrumentele tehnice puse la dispozitie de platforma NotarPro sau solicitand asistenta Procesatorului.
- Sa se asigure ca datele cu caracter personal introduse in platforma sunt exacte, actualizate si relevante pentru scopul prelucrarii.
- Sa nu introduca in platforma date cu caracter personal sensibile fara temei legal adecvat si fara a lua masurile suplimentare de protectie impuse de legislatie.
- Sa notifice Procesatorul in cazul in care constata sau suspecteaza un incident de securitate legat de datele prelucrate prin platforma.
- Sa configureze in mod corespunzator drepturile de acces ale utilizatorilor biroului (roluri, permisiuni) in cadrul platformei NotarPro.
8. Subprocesatori
Operatorul autorizeaza in mod general Procesatorul sa angajeze Subprocesatori pentru indeplinirea obligatiilor care decurg din prezentul Acord, sub rezerva respectarii conditiilor prevazute in aceasta sectiune.
La data intrarii in vigoare a prezentului Acord, Procesatorul utilizeaza urmatorul Subprocesator:
- Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germania — furnizor de infrastructura de hosting (servere dedicate). Datele sunt stocate in centrele de date Hetzner situate pe teritoriul Germaniei (Uniunea Europeana). Hetzner este certificat ISO 27001 si opereaza in conformitate cu legislatia UE privind protectia datelor.
8.1. Procedura de aprobare a noilor Subprocesatori
Procesatorul va informa Operatorul cu cel putin 30 (treizeci) de zile calendaristice inainte de angajarea unui nou Subprocesator sau de inlocuirea unui Subprocesator existent, oferind detalii despre identitatea, locatia si natura serviciilor prestate de noul Subprocesator.
Operatorul are dreptul de a formula obiectii motivate cu privire la angajarea noului Subprocesator in termen de 15 (cincisprezece) zile calendaristice de la primirea notificarii. In cazul in care Operatorul nu formuleaza obiectii in acest termen, se considera ca aprobarea a fost acordata.
In cazul unor obiectii motivate, Procesatorul va depune eforturi rezonabile pentru a oferi Operatorului o solutie alternativa. Daca o solutie alternativa nu este posibila, Operatorul are dreptul de a rezilia contractul de abonament.
8.2. Obligatiile Procesatorului fata de Subprocesatori
Procesatorul va incheia cu fiecare Subprocesator un acord scris care impune Subprocesatorului aceleasi obligatii de protectie a datelor ca cele prevazute in prezentul Acord. Procesatorul ramane pe deplin responsabil fata de Operator pentru indeplinirea obligatiilor Subprocesatorului.
9. Transferul international al datelor
Datele cu caracter personal prelucrate prin platforma NotarPro sunt stocate pe servere situate in Germania (Uniunea Europeana), operate de Subprocesatorul Hetzner Online GmbH.
Transferul datelor din Republica Moldova catre Germania (UE) beneficiaza de un nivel adecvat de protectie, recunoscut prin:
- Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), care asigura un nivel ridicat de protectie a datelor cu caracter personal pe intreg teritoriul UE.
- Legea nr. 133/2011 si Legea nr. 195/2024 din Republica Moldova, care recunosc transferul catre tarile UE/SEE ca transfer catre jurisdictii cu nivel adecvat de protectie.
- Acordul de Asociere intre Republica Moldova si Uniunea Europeana, care prevede armonizarea legislatiei in domeniul protectiei datelor.
9.1. Restrictii privind transferul ulterior
Procesatorul nu va transfera datele cu caracter personal catre tari terte in afara Uniunii Europene / Spatiului Economic European fara acordul prealabil scris al Operatorului si fara implementarea garantiilor adecvate prevazute de legislatia aplicabila (clauze contractuale standard, reguli corporatiste obligatorii sau alte mecanisme aprobate).
10. Masuri tehnice si organizatorice de securitate
Procesatorul implementeaza si mentine urmatoarele masuri tehnice si organizatorice de securitate pentru protectia datelor cu caracter personal prelucrate prin platforma NotarPro:
10.1. Criptarea datelor
Campurile cu date cu caracter personal sensibile (inclusiv nume, IDNP, adrese, numere de telefon, numere de acte de identitate) sunt criptate la nivel de camp utilizand algoritmul AES-256. Datele sunt criptate inainte de stocarea in baza de date si sunt decriptate doar la accesarea autorizata de catre utilizatorii Operatorului.
10.2. Izolarea datelor (multi-tenant)
Platforma NotarPro opereaza pe un model multi-tenant cu izolare stricta a datelor. Datele fiecarui birou notarial sunt separate logic si tehnic, prin mecanisme de filtrare automata la nivel de baza de date (Prisma extension). Un birou notarial nu poate accesa, vizualiza sau modifica datele altui birou notarial. Izolarea este aplicata in mod obligatoriu (enforce) si nu poate fi dezactivata.
10.3. Controlul accesului (RBAC)
Platforma implementeaza un sistem de control al accesului bazat pe roluri (Role-Based Access Control). Fiecare utilizator al biroului notarial are un rol definit (notar titular, notar asociat, asistent, contabil) cu permisiuni granulare. Principiul privilegiului minim este aplicat — fiecare utilizator are acces doar la functiile si datele necesare exercitarii atributiilor sale.
10.4. Jurnalizare si audit
Toate actiunile efectuate asupra datelor cu caracter personal sunt inregistrate intr-un jurnal de audit inalterabil (append-only). Fiecare inregistrare contine: identificatorul utilizatorului, tipul operatiunii, data si ora exacta, si identificatorul resursei afectate. Jurnalul de audit nu contine datele cu caracter personal in clar (PII sunt redactate din log-uri).
10.5. Copii de siguranta
Procesatorul efectueaza copii de siguranta zilnice ale bazei de date, criptate si stocate in locatii securizate. Copiile de siguranta sunt supuse acelorasi masuri de securitate ca si datele originale.
10.6. Protectia datelor in tranzit
Toate comunicatiile intre utilizatorii platformei si serverele NotarPro sunt criptate prin protocolul TLS 1.2 sau superior. Datele nu sunt transmise in clar prin retea.
10.7. Procesarea temporara a datelor in clar
In cazurile in care procesarea datelor necesita temporar forme necriptate (de exemplu, generarea documentelor, conversia formatelor), datele sunt procesate exclusiv in memorie volatila (tmpfs) si sunt sterse imediat dupa finalizarea operatiunii. Nu raman fisiere temporare cu date cu caracter personal pe suporturi de stocare permanente.
10.8. Masuri organizatorice
Accesul personalului Procesatorului la infrastructura si la datele cu caracter personal este limitat strict la persoanele care necesita acest acces pentru intretinerea si operarea platformei. Tot personalul care are acces la date cu caracter personal a semnat acorduri de confidentialitate.
11. Notificarea incidentelor de securitate
Procesatorul va notifica Operatorul fara intarzieri nejustificate si, in masura posibilitatii, in termen de cel mult 72 (saptezeci si doua) de ore de la momentul in care a luat cunostinta de un incident de securitate care afecteaza datele cu caracter personal ale Operatorului, conform art. 33 GDPR si art. 32 din Legea 195/2024.
Notificarea va contine cel putin urmatoarele informatii:
- Descrierea naturii incidentului de securitate, inclusiv, daca este posibil, categoriile si numarul aproximativ de persoane vizate si de inregistrari de date afectate.
- Numele si datele de contact ale punctului de contact al Procesatorului de la care se pot obtine informatii suplimentare.
- Descrierea consecintelor probabile ale incidentului.
- Descrierea masurilor luate sau propuse pentru remedierea incidentului, inclusiv, dupa caz, masurile de atenuare a efectelor negative.
11.1. Obligatia de cooperare
Procesatorul va coopera cu Operatorul si va lua toate masurile rezonabile pentru a asista Operatorul in investigarea, remedierea si atenuarea efectelor incidentului de securitate. Procesatorul va documenta toate incidentele de securitate, inclusiv circumstantele, efectele si masurile corective luate.
11.2. Notificarea catre CNPDCP si persoanele vizate
Responsabilitatea notificarii CNPDCP si, dupa caz, a persoanelor vizate cu privire la incidentele de securitate revine Operatorului, in calitatea sa de operator de date. Procesatorul va asista Operatorul in pregatirea si transmiterea acestor notificari.
12. Auditul si verificarea conformitatii
Procesatorul va pune la dispozitia Operatorului toate informatiile necesare pentru demonstrarea conformitatii cu obligatiile prevazute in prezentul Acord.
Operatorul sau un auditor tert mandatat de Operator are dreptul de a efectua audituri si inspectii cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de catre Procesator, sub rezerva urmatoarelor conditii:
- Operatorul va notifica Procesatorul cu cel putin 30 (treizeci) de zile calendaristice inainte de data planificata a auditului.
- Auditul va fi efectuat in timpul programului normal de lucru si nu va perturba in mod nerezonabil activitatea Procesatorului.
- Auditorul tert va semna un acord de confidentialitate inainte de inceperea auditului.
- Operatorul va suporta costurile auditului, cu exceptia cazului in care auditul releva neconformitati substantiale din partea Procesatorului.
- Procesatorul poate pune la dispozitia Operatorului rapoarte de audit sau certificate de conformitate emise de auditori independenti (de exemplu, ISO 27001) ca alternativa la auditul la fata locului, cu conditia ca acestea sa acopere aspectele relevante.
13. Returnarea si stergerea datelor la incetarea contractului
La incetarea contractului de abonament la platforma NotarPro, indiferent de motiv, Procesatorul va actiona dupa cum urmeaza:
- Procesatorul va pune la dispozitia Operatorului posibilitatea de a exporta integral datele cu caracter personal stocate in platforma, intr-un format structurat, uzual si care poate fi citit automat.
- Operatorul dispune de o perioada de 30 (treizeci) de zile calendaristice de la data incetarii contractului pentru a efectua exportul datelor.
- La expirarea perioadei de 30 de zile sau la solicitarea expresa a Operatorului (oricare survine prima), Procesatorul va sterge definitiv toate datele cu caracter personal ale Operatorului din platforma, inclusiv din copiile de siguranta, in termen de cel mult 90 (nouazeci) de zile calendaristice.
- Procesatorul va confirma in scris Operatorului finalizarea stergerii datelor.
13.1. Exceptii de la stergere
Procesatorul poate retine anumite date cu caracter personal dupa incetarea contractului doar in masura in care legislatia aplicabila impune o perioada de pastrare obligatorie. In acest caz, Procesatorul va informa Operatorul cu privire la categoriile de date retinute, temeiul legal si durata pastrarii, si va asigura protectia adecvata a acestor date pe toata durata retinerii.
14. Legea aplicabila si solutionarea litigiilor
Prezentul Acord este guvernat de si se interpreteaza in conformitate cu legislatia Republicii Moldova, in special:
- Legea nr. 133 din 8 iulie 2011 privind protectia datelor cu caracter personal.
- Legea nr. 195 din 21 noiembrie 2024 privind protectia datelor cu caracter personal (transpunere GDPR).
- Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), in masura in care datele sunt stocate si prelucrate pe teritoriul Uniunii Europene.
14.1. Solutionarea litigiilor
Orice litigiu legat de interpretarea sau executarea prezentului Acord va fi solutionat pe cale amiabila. In cazul in care partile nu ajung la un acord in termen de 30 de zile, litigiul va fi deferit spre solutionare instantelor competente din Republica Moldova.
14.2. Date de contact ale Procesatorului
SERVICII AMPLE SRL, IDNO 1016605002030, mun. Chisinau, Republica Moldova. Administrator: Denis Tabac. Email: [email protected].
14.3. Modificarea Acordului
Procesatorul isi rezerva dreptul de a actualiza prezentul Acord in cazul modificarilor legislative sau al schimbarilor in practicile de prelucrare a datelor. Operatorul va fi notificat cu privire la orice modificari substantiale cu cel putin 30 de zile inainte de intrarea in vigoare a acestora. Continuarea utilizarii platformei NotarPro dupa intrarea in vigoare a modificarilor constituie acceptarea noilor termeni.