De unde începi
Plan săptămână cu săptămână până pe 23 august 2026
Pentru cine este acest plan: birouri notariale care vor să se pregătească gradual pentru noile cerințe privind protecția datelor personale (Legea 195/2024), înainte de 23 august 2026.
Cea mai frecventă întrebare pe care o primim de la birourile notariale în această perioadă:
— Știm că trebuie să facem ceva. Dar de unde începem?
Răspunsul nu e un document de 50 de pagini. E un plan simplu, o sarcină pe săptămână, de azi până pe 23 august.
Dacă începi acum, mai ai aproximativ 10 săptămâni. Este suficient ca să pui lucrurile esențiale în ordine.
Planul pe săptămâni
- 111–17 iunie
Faci inventarul datelor pe care le prelucrezi
Înainte de orice altceva, trebuie să știi cu ce lucrezi. Notează ce categorii de date colectezi (nume, IDNP, adresă, date despre rude, copii ale actelor), de unde vin aceste date (direct de la client, din acte, din registre) și pentru ce le folosești (identificare, redactarea actului, arhivă). Nu e nevoie de un sistem complex — o foaie sau un tabel simplu e suficient pentru start.
Rezultat: Un document de 1–2 pagini cu tipurile de date pe care le prelucrezi.
- 218–24 iunie
Documentezi temeiul legal pentru fiecare categorie
Știi ce date prelucrezi. Acum trebuie să poți răspunde la întrebarea: de ce ai dreptul să le prelucrezi? Pentru birouri notariale, temeiul principal este exercitarea funcției notariale — o obligație legală. Dar trebuie consemnat în scris, nu doar știut. Adaugă la documentul din săptămâna 1 o coloană: „temei legal". O propoziție per categorie de date e suficientă.
Rezultat: Același document, completat cu temeiul legal.
- 325 iunie–1 iulie
Verifici dacă biroul tău are obligația de a efectua o DPIA
Nu orice birou are obligația de DPIA — depinde de natura și riscurile prelucrării. Activitatea notarială implică date cu caracter personal, inclusiv date cu grad ridicat de sensibilitate în practică, ceea ce poate impune această evaluare, dar situația trebuie analizată concret pentru fiecare birou. Consultă ghidul oficial CNPDCP și ghidul nostru complet cu template gratuit. Dacă concluzia e că ai nevoie de DPIA — începi săptămâna aceasta.
Rezultat: Decizie clară — DPIA necesară sau nu. Dacă da, template completat parțial.
- 42–8 iulie
Finalizezi DPIA (dacă e necesară)
DPIA nu trebuie să fie un document de zeci de pagini. Trebuie să răspundă la câteva întrebări: ce date, ce riscuri, ce măsuri de protecție. Am pregătit un template DOCX gratuit pe care îl poți descărca de pe pagina DPIA.
Rezultat: DPIA semnat și datat.
- 59–15 iulie
Verifici dacă ai obligația de a desemna un DPO
DPO = Responsabil cu Protecția Datelor. Nu e obligatoriu pentru orice birou — depinde de volumul și natura prelucrărilor. Verifică criteriile oficiale pe datepersonale.md. Dacă ai obligația: desemnezi o persoană (poate fi și un serviciu extern) și consemnezi în scris.
Rezultat: Decizie clară — DPO obligatoriu sau nu. Dacă da, desemnat și confirmat în scris.
- 616–22 iulie
Verifici securitatea datelor
Câteva întrebări concrete: datele clienților sunt stocate securizat sau în fișiere deschise? Cine are acces la calculator și la dosarele cu acte? Există un backup regulat și unde e stocat? Parolele sunt puternice și unice? Nu e nevoie de infrastructură IT complexă. E nevoie de răspunsuri clare și de măsuri minime acolo unde lipsesc.
Rezultat: Listă cu ce e în regulă și ce necesită îmbunătățiri, plus primele măsuri luate.
- 723–29 iulie
Stabilești cât timp păstrezi datele și care e procedura aplicabilă după
Legea cere să știi cât timp păstrezi datele unui client după încheierea actului notarial și care este procedura aplicabilă la expirarea termenului, conform obligațiilor legale. Notează pentru fiecare categorie de date: termenul de păstrare și pașii următori la expirarea lui.
Rezultat: Politică de retenție simplă, în scris.
- 830 iulie–5 august
Semnezi acorduri de prelucrare a datelor cu furnizorii de software
Dacă folosești software pentru gestionarea documentelor sau clienților, furnizorul prelucrează date în numele tău. În practică, este necesar un acord de prelucrare a datelor (DPA) cu furnizorii care prelucrează date în numele biroului. Contactează furnizorii și cere documentul. Un furnizor serios îl are pregătit.
Rezultat: DPA semnat cu fiecare furnizor relevant.
- 96–12 august
Pregătești informarea clienților
Clienții trebuie să știe că le prelucrezi datele, în ce scop și pentru cât timp. Această informare trebuie să fie accesibilă — la ghișeu, pe site sau inclusă în documentele notariale. Un document scurt, în limbaj simplu, e suficient.
Rezultat: Notă de informare redactată și disponibilă pentru clienți.
- 1013–19 august
Revizie finală și test proceduri
Treci din nou prin lista completă. Verifici că toate documentele sunt semnate și datate. Testezi procedurile: dacă un client formulează o cerere privind datele sale, ce faci concret? Dacă mâine apare un incident de securitate, cine sună pe cine?
Rezultat: Toate documentele în ordine, procedurile testate.
- 20–23 august
Buffer — ultimele ajustări
Trei zile tampon pentru orice detaliu nerezolvat. Dacă ai urmat planul, nu ai nevoie de ele.
Pe scurt: dacă faci câte un pas pe săptămână, până pe 23 august poți ajunge la un nivel mult mai bun de ordine și claritate.
Am construit NotarPro cu aceste cerințe în minte — criptare, audit log, acord de prelucrare a datelor inclus, control acces pe roluri. Dacă vrei să vezi cum arată în practică, solicită o demonstrație:
Notă: Informațiile din acest articol sunt orientative și nu constituie consultanță juridică. Obligațiile concrete pot varia în funcție de specificul fiecărui birou notarial. Consultați un specialist pentru situația dumneavoastră.