Ce să ceri de la un software pentru biroul notarial
8 întrebări înainte să semnezi contractul
Furnizorii de software sună bine în prezentare. Toți au interfață modernă, toți promit eficiență, toți au „suport dedicat." Problema apare după — când dai de un detaliu pe care nu l-ai întrebat la timp.
Nu trebuie să fii expert în IT ca să evaluezi un software. Aceste 8 întrebări filtrează 90% din opțiunile nepotrivite.
Notă
Ghidul e scris din perspectiva unui birou notarial din Moldova. Unele criterii (conformitate Legea 195, context local) sunt specifice acestui context.
Datele tale rămân ale tale?
Pare evident. Nu e. Verifică în ce format poți exporta datele — unele sisteme folosesc formate proprietare care nu sunt compatibile cu altceva. E important să știi asta înainte, nu după ce ai introdus câteva sute de clienți.
„Pot exporta toate datele mele în orice moment? În ce format? Ce se întâmplă cu datele dacă încetez abonamentul?"
Dacă răspunsul e vag, mai bine cauți altă opțiune.
Cine poate vedea ce?
Într-un birou notarial lucrează oameni cu responsabilități diferite. Notarul principal, asistenta, poate un contabil. Nu toți au nevoie să vadă același lucru. Un sistem bun permite să definești cine accesează ce — pe roluri, nu pe încredere verbală.
„Pot seta că asistenta nu vede anumite dosare? Că un utilizator nou poate vedea documente dar nu le poate șterge?"
Există jurnal de acțiuni?
Dacă mâine un client contestă că un document a fost modificat după semnare — ce faci? Un jurnal de acțiuni înregistrează automat cine a deschis, modificat sau exportat fiecare document și când. Nu ca să controlezi angajații, ci ca să poți demonstra că procesele au fost respectate. E și o cerință implicită a Legii 195/2024 — trasabilitatea prelucrărilor de date personale.
„Dacă am nevoie să dovedesc că un document nu a fost modificat după o anumită dată, sistemul poate genera un raport?"
E conform cu Legea 195/2024?
Orice furnizor de software care procesează date personale ale clienților tăi e un operator împuternicit în sensul legii. Asta înseamnă că trebuie să existe un Acord de Prelucrare a Datelor semnat între voi. Fără el, biroul tău nu e conform — indiferent cât de bun e software-ul. La fel de important: unde sunt stocate fizic datele clienților tăi — în Moldova, în UE sau în altă parte?
„Aveți un Acord de Prelucrare a Datelor gata de semnat? Unde sunt stocate fizic datele clienților mei? Sistemul permite setarea perioadei de retenție a datelor?"
Locația serverelor contează — atât pentru conformitatea cu Legea 195, cât și pentru liniștea ta când vine o inspecție.
Șabloane reale sau fișiere Word cu câmpuri goale?
Există o diferență mare între „poți folosi șabloane" și „ai un sistem real de șabloane." Un fișier Word cu câmpuri goale înseamnă: deschizi documentul, modifici manual câmpurile, salvezi cu alt nume. Greșelile de tastare se înmulțesc. Un sistem real de șabloane înseamnă: câmpurile se completează automat din datele clientului. Numele, IDNP-ul, adresa — apar fără să le tastezi.
„Pot crea un șablon pentru procură unde câmpurile se completează automat din fișa clientului? Pot folosi același șablon pentru 20 de clienți diferiți fără să modific manual nimic?"
Datele clientului se completează automat sau le tastezi manual?
Un IDNP are 13 cifre. O greșeală de tastare într-un act notarial poate fi o problemă serioasă. Întreabă cum intră datele în sistem. Se tastează manual de fiecare dată? Se poate scana buletinul și datele se extrag automat? Există integrare cu registrele de stat?
„Cum introduc datele unui client nou? Cât durează prima dată și cât durează la al doilea act pentru același client?"
Ce se întâmplă când cade internetul?
Sistemele cloud depind de conexiunea la internet. Dacă internetul cade în mijlocul zilei de lucru — ce faci? Unele sisteme au modul offline. Altele se blochează complet. Trebuie să știi dinainte, nu când se întâmplă.
„Dacă nu am internet câteva ore, pot continua să lucrez? Cum se sincronizează datele când conexiunea revine?"
Ai cu cine vorbi, care înțelege contextul notarial din Moldova?
Suportul tehnic generic nu știe ce e o procură, nu știe de Legea 195, nu știe cum funcționează un birou notarial din Moldova. Nu e același lucru cu un birou din România sau din altă țară — legislația, registrele, fluxurile de lucru sunt diferite. Când ai o problemă reală, ai nevoie de cineva care înțelege contextul local, nu doar sistemul.
„Cine răspunde când am o problemă? În cât timp? Echipa a lucrat cu birouri notariale din Moldova înainte?"
Cum folosești aceste întrebări
Nu trebuie să alegi cel mai scump sau cel mai cunoscut. Trebuie să alegi cel care răspunde clar la aceste întrebări. Ia notițe în timpul demonstrației. Compară răspunsurile. Răspunsurile clare, cu exemple concrete, îți dau încredere. Răspunsurile vagi sau amânate merită o întrebare suplimentară înainte de decizie.
Dacă vrei să vezi cum răspunde NotarPro la fiecare dintre aceste întrebări, cere o demonstrație: